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人力資源與行政部

  行政部崗位職責
  行政部作為所內的后勤管理部門,是聯結當事人和所里律師的橋梁和紐帶,工作具有較強的協作性,為了更好地發揮行政部的重要核心作用,行政部設置行政主管崗位一人、行政助理崗位兩人。
  一、行政部基本工作
  (一)行政日常事務性工作
  1、接待來訪
  (1)接待登記來所咨詢,安排相應律師及助理。律師接待完畢后的回訪工作
  (2)接待與主任約好的客人并做相應的登記。
  (3)接待與律師約好的來訪并做相應的登記。律師接待完畢后的回訪工作。
  2、收案登記
  (1)按照收案審批的內容做利益沖突審查。
  (2)電話請示主任是否收案。
  (3)詳細登記案件的基本情況并給案號。
  (4)給合同及所函蓋章并進行收案登記,復印收案審批表至聘請律師登記表背面并連同合同留檔。
  3、周五例會的準備及主持。
  4、安排周末值班人員,發放鑰匙、收據、值班登記表。
  5、核對財務當天帳目。
  6、接待投訴當事人,通過了解情況及與律師溝通意見形成初步情況反映。
  7、人事檔案建立與日常管理。
  8、來信咨詢的登記及回復工作。
  9、處理日常辦公電話、傳真及電子郵件,記錄相關內容并回復。
  10、處理所有與主任有關的電話接聽、信件傳真收發,總結相關內容匯報并答復。
  11、與物業部門的工作協調溝通。
  12、定期回訪與所里有委托關系的客戶。
  13、定期打電話核實名單中的人員信息。
  14、退回刊物的信息核查工作。
  15、有關所里重要文件的留檔存放及鑰匙的保管。
  16、所及主任的相關報道的存檔。
  17、每天登陸本所網站,查看各個專業部門在網站上回答問題情況,及時督促未完成當日工作的部門完成工作任務。
  (二)行政階段性工作
  1、每月底加班及晉級表格審批。
  2、工資表的審核。
  3、保險月報及保險銀行單據明細制作。
  4、每年一次的律師年檢工作。
  5、一年兩期的所刊的發放(包括排版、打印、剪裁、裝袋、粘貼、郵寄等工作)。
  6、顧問單位專刊、征求意見函的發放。
  7、一年一次的賀卡的發放。
  8、賀年及搬家及相關短信息的發送。
  9、統計工作量、案件來源等相關信息。
  10、月結費用的核實審查。(快遞費、辦公用品費用等)
  (三)司法局工作
  1、日常北京市司法行政網、北京市司法局網站、首都律師網站的日常登陸,查詢通知。
  2、本所實習律師、執業律師申請(包括書面材料準備及網絡材料報送)。
  3、律師培訓卡的申請及領取、發放。
  4、學習資料的定期領取。
  5、購買格式文書。
  6、調律師資格檔案及執業檔案。
  7、律師調動手續辦理。
  8、注冊期外注冊費的繳納。
  (四)北京市人才工作
  1、開具人事檔案調函。
  2、辦理集體存檔事宜。
  3、辦理人員增加與減少業務。(包括書面表格填寫與報盤)
  4、招聘所里工作人員。
  (五)臨時性工作
  1、前臺接待工作。
  2、財務開具發票、收取費用。
  3、在平面媒體上刊登廣告。
  4、聯系小簡介的定稿、排版、印刷。
  (六)公章管理
  1、按照收案程序進行的合同及所函蓋章。
  2、律師函及法律意見書的蓋章。
  3、一般法律文書,如情況匯報、項目計劃書等。
  4、對外發放的通知,如培訓通知等。
  5、其他文書,如實習生鑒定意見等。
  (七)報銷管理
  1、行政日常報銷的審核、簽字。
  2、顧問事務部的定期顧問單位交通費核實簽字。
  3、律師及相關人員交通費報銷簽字。
  二、行政部工作分工
  (一)行政主管工作
  1、統籌安排所內的一切工作,做好所有所內及所外的溝通信息,協調工作。
  2、統籌前臺工作、監督財務工作
  3、公章管理
  4、報銷管理
  5、收案登記
  6、核對財務當天帳目。
  7、保險月報及保險銀行單據明細制作,工資表的審核。
  8、每月抽卷及客戶回訪工作。
  9、接待投訴退案的當事人,并及時把意見做回饋。
  10、每年一次的律師年檢工作。
  (二)行政助理工作(主內)
  1、日常名片的錄入與管理
  2、處理日常辦公電話、傳真及電子郵件,記錄相關內容并回復。
  3、人事檔案建立與日常管理。
  4、來信咨詢的登記及回復工作。
  5、定期打電話核實名單中的人員信息。
  6、退回刊物的信息核查工作。
  7、有關所里重要文件的留檔存放及鑰匙的保管。
  (三)行政助理工作(主外)
  1、司法局工作
  2、北京市人才存檔及保險事宜
  3、組織所內所有刊物及信件的制作、郵寄工作
  4、每日登陸司法局及律協會網站及本所網站,相關信息做每日記錄。
  由于行政部的工作相對比較繁多復雜,因此要求每一名行政部的成員有要掌握相關工作程序,有獨立完成工作能力,采取定期互換崗位工作的形式進行實際訓練。
  崗位相對穩定后,采取崗位負責制度,日常工作都要均衡處理,在有側重的基礎上全面完成。
  此崗位職責并非一成不變的,要根據每個崗位工作人員的實際特點,適當做調整,發揮每個人的特長,把工作做到更好。
  每個崗位人員建立工作日志及工作備忘錄,以便遇有工作臨時調整,能盡快適應新的崗位的要求和進度。

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